Op 18 november 2022 bekrachtigde de Vlaamse Regering een wijziging aan het Bestuursdecreet die de klokkenluidersregeling verscherpt. Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. In deze nota lees je hoe je inbreuken kan melden en onder welke voorwaarden je als melder in aanmerking komt voor de bescherming tegen represailles.
Welke meldingen?
Je kan een melding doen over inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die je uit je werkomgeving verkreeg. Een melding is iets anders dan een klacht.
Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is, of die de regelgeving schendt.
Wie kan melden?
Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van de Vlaamse overheid of de lokale en provinciale besturen. Ook externen die via hun werk met de Vlaamse overheid of de lokale en provinciale besturen in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, consultants of leveranciers.
Goed om te weten: voor burgers geldt de gewone klachtenregeling.
Waar kan je melden?
Voor de lokale en provinciale besturen zijn de hoofden van het personeel het interne meldkanaal, en is Audit Vlaanderen het externe meldkanaal.
Als melder meld je de informatie over een inbreuk bij voorkeur intern als de inbreuk op een doeltreffende manier intern kan behandeld worden en er geen risico op represailles bestaat.
Je kunt de informatie ook openbaar bekendmaken.
Welke bescherming?
Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heb je de keuze om je naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt je identiteit niet bekend gemaakt. Meld je niet anoniem en maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.
De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:
- jouw identiteit
- de identiteit van de anderen die in de melding genoemd zijn
- de informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen kunnen blijken
Dit door onder andere de toegang tot deze informatie te beperken.
Als melder ben je beschermd tegen represailles. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade.
Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?
Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.
In geval van openbaarmaking moet aan een van de volgende voorwaarden voldaan zijn opdat je als melder bescherming geniet:
- Je hebt eerst intern of extern gemeld, of hebt meteen extern gemeld omdat je meende dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kon worden of dat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat het betreffende meldingskanaal de melding heeft ontvangen.
- Je meent dat een van de volgende situaties zich voordoet:
- o De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemene belang.
- o Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak.
Welke rechten heeft de betrokkene?
De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft de volgende rechten:
- Geheimhouding van de identiteit
- Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
- Recht op een eerlijk proces
- Het vermoeden van onschuld
- Recht van verdediging: bijvoorbeeld: recht om gehoord te worden en recht op toegang tot hun dossier
Hoe maak je een interne melding?
Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de algemeen directeur.
Online via het e-formulier
Je kan, ook anoniem, het e-formulier invullen. Dit komt dan rechtstreeks (en enkel) bij de algemeen directeur aan.
Via brief
Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de algemeen directeur (Patrick Doumen, Europalaan 25, Dilsen-Stokkem). Je vermeldt duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren. De brief wordt dan door de postbehandelaars niet geopend, maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de directeur bezorgd.
Telefonische melding
Je kan ook een telefonische melding doen. Er wordt op basis van dat gesprek een verslag opgemaakt. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.$
Fysieke ontmoeting
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken. Er wordt op basis van die ontmoeting een verslag opgemaakt. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Hoe maak je een externe melding bij de Vlaamse Ombudsdienst?
Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij de Vlaamse Ombudsdienst.
Je kunt je melding (anoniem) aan de Vlaamse Ombudsdienst bezorgen:
- Per post: Leuvenseweg 86, 1000 Brussel
- Per e-mail: klachten@vlaamseombudsdienst.be
- Telefonisch: 02 552 48 48
De Vlaamse Ombudsdienst kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:
- de inbreuk van geringe betekenis is
- de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat
Verder verloop van je melding
Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?
1. Ontvangstmelding
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
2. Meer informatie over je melding
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: de Vlaamse Ombudsdienst kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.