Buitenlandse documenten

Soms moet je ons een buitenlands document bezorgen (geboorteakte, huwelijksakte, vonnis van rechtbank, uittreksel strafregister ...). Dat kan ook een document van je ambassade of een zelfgeschreven document zijn (bv. ouderlijke toestemming).

We aanvaarden alleen documenten in of vertaald naar het Nederlands, Frans of Duits. Voor sommige buitenlandse documenten heb je ook een legalisatie nodig. Als je het document correct indient, vermijd je dat we het moeten afwijzen en dat je aanvraag daardoor vertraging oploopt.

Lees hieronder wat de regels zijn voor de vertaling en de legalisatie. 

Uitzonderingen:
Verplicht in Nederlands
Documenten om: In België te huwen, in België een kind te erkennen, de Belgische nationaliteit aan te vragen.
Specifieke taalvereisten
Om je buitenlandse rijbewijs te registeren of om te wisselen in België, gelden er
specifieke regels, afhankelijk van het land van afgifte. Contacteer ons voor meer informatie.

Officiële documenten uit EU-land

• Legalisatie
  Voor de meeste documenten uit de EU heb je geen legalisatie nodig.
• Vertaling
  Is het document niet in het Nederlands, Frans of Duits?
  • Vertaalhulp
    Dan kan je aan de lokale overheid van het EU-land een vertaalhulp vragen. Er wordt dan een vertaling in een van de vereiste talen toegevoegd aan het document.
  • Beëdigd vertaler
    Je kan het document ook laten vertalen door een beëdigd vertaler. De vertaling heeft dan ook geen legalisatie nodig.
    Let op: is het document vertaald in België? Volg dan deze regels:
    • Vertaler bezorgde je de vertaling digitaal
      Dan dien je de vertaling elektronisch in (via e-mail of een online aanvraag).
    • Vertaler bezorgde je de vertaling op papier
      Dan dien je de vertaling op papier in. Let op: het document moet een originele (niet digitale) handtekening van de vertaler bevatten.

Uitzondering: akten van de burgerlijke stand uit een lidstaat van de Internationale Commissie Burgerlijke Stand (CIEC)
Legalisatie: Een aantal EU-landen kunnen je uittreksels van geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten afleveren waarvoor je geen legalisatie nodig hebt. Bekijk de lijst van lidstaten van CIEC conventie 16 en CIEC conventie 34.
Vertaling: Deze akten zijn meertalig en bevatten de vereiste talen.

Officiële documenten uit niet-EU-land

• Legalisatie
  Je hebt meestal een legalisatie of apostille nodig.
  Check of legalisatie of apostille nodig is
• Vertaling
  Is je document in een andere taal dan het Nederlands, Frans of Duits? Dan voeg je ook een vertaling van een beëdigd vertaler toe.
  • Het document is vertaald in het buitenland
    Heeft het originele document een legalisatie of apostille nodig? Dan geldt dat ook voor de vertaling.
  • Het document is vertaald in België
    Is het document vertaald door een beëdigd vertaler in België? Dan gelden deze regels:
    • Vertaler bezorgde je de vertaling digitaal
      Dan dien je de vertaling elektronisch in (via e-mail of een online aanvraag).
    • Vertaler bezorgde je de vertaling op papier
      Dan dien je de vertaling op papier in. Let op: het document moet een originele (niet digitale) handtekening van de vertaler bevatten.

Uitzondering: akten van de burgerlijke stand uit een lidstaat van de Internationale Commissie Burgerlijke Stand (CIEC)
Legalisatie: Een aantal niet-EU-landen kunnen je uittreksels van geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten afleveren waarvoor je geen legalisatie nodig hebt. Bekijk de lijst van lidstaten van CIEC conventie 16 en CIEC conventie 34.
Vertaling: Deze akten zijn meertalig en bevatten de vereiste talen.

Documenten van een buitenlandse ambassade in België

Soms moet je bij je ambassade een document aanvragen, bv. een ‘individualiteitsattest’ als je naam gewijzigd is.

• Vertaling
  Omdat het een ambassade in België is, kan die het document meestal opstellen in het Nederlands, Frans of Duits.
  Legalisatie
  • Ambassade van een EU-land
    Er is geen legalisatie nodig.
  • Ambassade van een niet-EU-land
    Vraag bij je ambassade of een legalisatie nodig is. Als dit zo is, moet je het document laten legaliseren door de FOD Buitenlandse Zaken, dienst Legalisatie.

Documenten die je zelf opgesteld hebt

Voor sommige aanvragen moet je zelf een document opstellen. Bv. toestemming dat je minderjarige kind naar België mag verhuizen.

• Als je dit document opstelt in een andere taal dan het Nederlands, Frans of Duits, moet je een vertaling toevoegen. Volg de regels die hierboven vermeld worden.
• Je ondertekent het document met je originele handtekening (niet digitaal). Dat is dezelfde handtekening die op je nationale identiteitskaart of paspoort staat.
• Om na te kunnen gaan dat jij zelf dit document ondertekend hebt, moet je een kopie van je nationale identiteitskaart of paspoort in kleur toevoegen. De kopie bevat je persoonsgegevens en je handtekening, zodat we je kunnen identificeren en je handtekening kunnen vergelijken.

Je laat je handtekening op het document best wettigen door de bevoegde overheid, maar dit is niet verplicht.